Управление закупками в торговой организации

Даны общие принципы управления закупками. Рассмотрен расчет заказов на основе распределения ABC и с применением оригинальной графической методики анализа сбыта. Описан порядок подгонки расчетных показателей заказа под стоимостные и прочие ограничения.

Статья была опубликована в научно-аналитический журнале "Регион: Политика. Экономика. Социология", N 3-4' 2006г.

УДК: 658-74-018-2 (Оптимальные величины заказов)

Общие принципы управления закупками

В условиях жесткой конкуренции для предприятий, имеющих дело с товарными запасами, крайне актуальным становится вопрос оптимизации товарных запасов. Ситуация на складе напрямую влияет на состояние расчетного счета предприятия, то есть - на финансовые результаты его деятельности.

Уровень воды в бассейне, как известно, зависит от входящего и исходящего потоков. В торговом бизнесе этими потоками являются закупки и сбыт. Если в сбыте окончательное решение остается за покупателем, то на этапе закупок решение принимает само предприятие и поэтому особенно важно, чтобы решение было правильным.

Правильно закупать товар - значит поддерживать такой уровень товарного запаса, который позволял бы, с одной стороны, избегать отсутствия товара на складе, поскольку это означает упущенную прибыль, а с другой - не допускать "затоваривания", приводящего к замораживанию оборотных средств и излишним складским затратам на хранение товарного запаса.

При расчете заказа должны быть учтены :

Основными задачами снабженческого звена являются:

Совершенно очевидно, что для достижения этих целей необходима автоматизация процесса планирования и расчета закупок, основанная на использование специальных методик контроля и управления товарным запасом. Такие методики должны быть, с одной стороны, основаны на укрупненном подходе к расчету заказов, что обеспечило бы возможность их применения даже при достаточно широкой товарной номенклатуре, а с другой - достаточно точными и не столь упрощенными, что результаты их применения могли бы быть получены и без их использования, лишь по умозрительным оценкам.

Расчет закупок на основе метода ABC

В качестве примера такого доступного и эффективного инструмента расчета закупок можно привести методику, основанную на разбиении всего ассортимента на несколько групп по наиболее важным на данном этапе показателям товарооборота - это могут быть, например, прибыльность, капиталоемкость и объемность, и проведении дальнейшего расчета заказа по показателям, назначаемым по группам в целом.

Разбивка производится по правилам, напоминающим принципы распределения Парето. Весь ассортимент сортируется в порядке убывания определенного показателя (например - удельной прибыли по результатам сбыта за последний месяц), затем последний записывается нарастающим итогом и, наконец, накопленные суммы записываются в процентах к итоговой сумме. Затем назначаются границы групп. Обычно разделение производится на три группы, обозначаемые A,B и С, отсюда название методики - "АВС". В первую группу относятся товары, дающие 50% итоговой суммы (обычно это 10-20% от общего количества товарных наименований), во вторую - следующие 25%, оставшиеся - в третью.

После этого для каждой группы в целом назначается режим закупок. Последний определяется двумя показателями - минимальным и оперативным товарным запасом, выраженными в днях продаж.

Минимальный товарный запас, МТЗ, играет роль страхового товарного запаса и определяется относительной прибыльностью данного товара для предприятия. То есть этот тот уровень запаса, который предприятие готово постоянно поддерживать, сознательно идя на "замораживание" оборотных средств, чтобы застраховаться от отсутствия на складе данного наименования и, как следствие, упущенной прибыли. Очевидно, этот запас должен быть тем больше, чем выше прибыльность данного наименования.

Второй показатель - оперативный товарный запас, ОТЗ - задает объем запаса сверх страхового и, тем самым, определяет периодичность закупок данного товара. Этот запас зависит от капиталоемкости и (или) объемности данного наименования - в большей мере от того из этих параметров, который в данной ситуации более критичен для предприятия.

Рассмотрим это на примерах. Если товар относится к числу наиболее прибыльных (то есть попадает в группу A по прибыльности) - то по нему имеет смысл держать высокий уровень МТЗ - чтобы свести к минимуму вероятность его отсутствия на складе.

Допустим, у предприятия в настоящее время достаточно оборотных средств (или, например, продукция принимается на реализацию), и более критичным является объем (или площадь) складских помещений. Тогда, если рассмотренный выше товар малообъёмен, то по нему можно назначить также и высокий уровень ОТЗ. Помимо прочего, это позволит съэкономить и на транспортных расходах, поскольку определит большие объемы закупаемых партий и менее частую периодичность закупок. Таким образом, получим оптимальную динамику запаса, изображенную на рис.1. Примером такого товара может быть дорогая парфюмерия (товар малообъемный и прибыльный).

Рис. 1. Динамика запаса по прибыльному и малообъемному товару

Рис. 1. Динамика запаса по прибыльному и малообъемному товару.

Если товар столь же малообъемен, но менее прибылен, например, та же парфюмерия, но с худшими показателями сбыта, то нет смысла держать по нему высокий МТЗ, но оперативный товарный запас может быть достаточно велик, в силу малого объема. Поэтому идеальная динамика будет выглядеть так, как это показано на рис.2.

Рис. 2. Оптимальная динамика запаса по малоприбыльному и малообъемному товару.

Рис. 2. Оптимальная динамика запаса по малоприбыльному и малообъемному товару.

Наконец, если товар малоприбылен и занимает относительно большой объем (то есть входит в группу A по объемности) - то не только страховой, но и оперативный запас следует назначить по минимуму, чтобы не занимать дефицитные складские площади:

Рис. 3. Динамика запаса по малоприбыльному и относительно объемному товару при дефиците складских площадей.

Рис. 3. Динамика запаса по малоприбыльному и относительно объемному товару при дефиците складских площадей.

Таким товаром, могут быть, например, дешевые чипсы, макаронные изделия и пр.

Частота проведения указанных расчетов и, соответственно, изменения режима закупок, определяется техническими возможностями (уровнем автоматизации контроля и управления товарным потоком предприятия) и текущей рыночной ситуацией.

Формула необходимого объема заказа по конкретной номенклатурной позиции в данный момент времени может быть выражена следующим образом:
З = (МТЗ + ОТЗ ) * СД - ТЗ' - ТвП , (1)

где:

З - объем заказа в штуках;
МТЗ - минимальный (постоянный, страховой) товарный запас в днях продаж;
ОТЗ - оперативный товарный запас в днях продаж;
СД - сбыт в день - показатель, полученный по накопленной статистике или (для новых товаров) по прогнозам маркетинговых служб, штуки;
ТЗ' - товарный запас на день прихода заказываемой партии в штуках;
ТвП - товар в пути (ранее заказанный, но еще не оприходованный), штуки;

Товарный запас на день прихода заказываемой партии можно выразить следующим образом :
ТЗ' = (ТТЗ - СП * СД) , (2)

где:


ТТЗ - текущий товарный запас в штуках;
СП - срок процессирования (ожидания прихода заказываемой партии) в днях.

Выражение (2) следует проверить на "неотрицательность". После его подстановки в формулу (1) получим :
З = (МТЗ + ОТЗ ) * СД - (ТТЗ - СП * СД) - ТвП (3)

Для учета маркетинговых прогнозов изменения объемов сбыта по сравнению с периодом, за который был рассчитан показатель СД , можно сопроводить его дополнительными множителем - соответствующим маркетинговым коэффициентом. Причем, либо в обеих случаях, если изменения ожидаются еще до прихода заказываемой партии, либо только в первой части формулы (3).

Подгонка заказа

Если доставка товара на склад осуществляется самой торговой организацией, то важным фактором, влияющим на расчет заказываемой партии является объем (или грузоподъемность) транспортного средства. Очевидно, что имеет смысл заполнить его максимально с целью снижения транспортных издержек, приходящихся на единицу заказываемой партии.

Далее, бывают ситуации, когда общую стоимость заказа необходимо подогнать под определенную величину, например, под минимальный объем с которого поставщик предоставляет скидки.

Одним словом, необходимо рассмотреть ситуации, когда рассчитанную по методу ABC партию надо подогнать под некоторые стоимостные или физические (объем, масса) величины.

На первый взгляд кажется, что в этом случае расчетные количества по всем наименованиям надо пропорционально увеличить (или уменьшить), но на самом деле ситуация не столь проста. Дело в том, что если применять простое пропорциональное увеличение - то наименования, расчетное значение заказа по которым оказалось изначально нулевым (то есть по ним не было необходимости в заказе, их наличное количество на складе достаточно велико), останутся вне заказа и при его пропорциональном увеличении, а это не всегда справедливо. Поэтому простой пропорциональный подход здесь не подойдет.

Для выбора методики подгонки следует еще раз вспомнить о том, что мы берем в качестве цели заказа. Целью является такое состояние товарного запаса после оприходования заказываемой партии, при котором каждое наименование присутствует в количестве, в идеале равном сумме назначенного для него МТЗ и ОТЗ. В идеале - потому что, например, товар, который присутствовал на складе в избытке и не попал в заказ может и на момент прихода партии оставаться в количестве, большем чем МТЗ+ОТЗ и с этим ничего не поделать. Это следствие либо ошибки при прошлых заказах, либо непредвиденных негативных изменений в сбыте.

Но это в случае, если мы заказываем столько, сколько получили расчетно. А если необходимо увеличить заказываемую партию? Очевидно, что надо пропорционально увечить именно идеальную расчетную планку, то есть уровень МТЗ+ОТЗ по каждому наименованию. И после этого в заказе могут оказаться и те наименования, которые в изначальном расчетном варианте остались вне заказа.

Таким образом, подгонку следует проводить, последовательно увеличивая (или снижая) уровень МТЗ+ОТЗ. Если при этом учесть, что подгонка может вестись одновременно по нескольким параметрам (по объему, массе и общей стоимости заказа) и при этом следует еще учитывать условие целостности коробок или паллет - то задача становится достаточно нетривиальной, и решаемой лишь с применением ЭВМ.

Расчет сбыта в день по отдельному товару при помощи графической методики анализа сбыта

Вернемся к формуле расчета заказа (3). Поскольку и МТЗ и ОТЗ в ней выражаются в днях продаж, то становится очевидно, что вся формула основана на этом показателе. Таким образом, ключевым этапом при расчете очередной партии является корректное определение среднего объема сбыта в день (СД) по накопленной статистике продаж.

Имеется ряд факторов, влияющих на величину рассчитываемого среднего сбыта в день: фактическое наличие товара на складе за расчетный период (с учетом наличия товара в ничтожно малом количестве), случайные скачки продаж, наличие товаров-заменителей и пр.

Если товарный поток на предприятии постоянен, ассортимент велик, у большинства товаров имеются аналогичные товары-заменители, - то можно в некоторой степени пренебречь указанными факторами и использовать укрупненные методики определения СД, предполагающие расчеты сразу по всему списку товаров, без рассмотрения каждого заказываемого товара в отдельности.

Постоянство товарного потока снижает вероятность наличия "дыр" в присутствии товара на складе, большой ассортимент затрудняет проведение индивидуальных расчетов, наличие товаров-заменителей ослабляет негативные последствия от возможной ошибки в получаемой расчетной величины среднедневного сбыта по отдельному товару.

Но если поставки нерегулярны (например, поставщики испытывают определенные сложности с сырьем или товар имеет сезонный характер), ассортимент не настолько велик, чтобы расчет закупки по отдельному товару считать физически невозможным, то имеются все основания для рассмотрения каждого заказываемого товара в отдельности и полного учета всех вышеперечисленных факторов, влияющих на расчет среднедневного сбыта.

Cовременные программные продукты предоставляют пользователям широкие возможности для анализа различных статистических данных в табличной и графической формах. Однако без использования эффективных методик сбора и представления информации эти возможности могут остаться бесполезными. Рассмотрим одну из таких методик.

На рис.1. изображен график сбыта товара за год по месяцам. Насколько он информативен? Очевидно, что не на много, так как дает представление лишь о динамике фактического сбыта и совершенно не показывает, как влияли на нее различные факторы, в первую очередь такой, как наличие товара на складе.

Рис 1. Динамика сбыта по месяцам.

Рис 1. Динамика сбыта по месяцам.

Для его учета удобно использовать график на рис.2. Здесь изображены две серии данных: по сбыту (тонкая синяя) и по наличию товара (красная). В качестве единицы времени взят уже не месяц, а день. График стал намного информативнее. По нему, например, сразу видно, что провал в сбыте в апреле-мае обусловлен не падением спроса, а отсутствием товара, а вот с сентября товар действительно стал плохо продаваться. Кроме того, график позволяет выявить нехарактерные, случайные, "всплески" продаж (например, 13 февраля).

Рис 2. Динамика товародвижения: наличие и сбыт товара по дням.

Рис 2. Динамика товародвижения: наличие и сбыт товара по дням.

Представим, например, что 27 мая проводился бы расчет закупаемой партии, в качестве анализируемого периода сбыта был бы взят период с начала апреля и расчет строился бы только по фактическому сбыту. Результат был бы абсолютно некорректен, поскольку на протяжении почти всего периода товар, попросту, отсутствовал на складе.

Вот почему так важно, при наличии возможности, анализировать ситуацию по каждому товару отдельно и брать статистику сбыта за достаточно продолжительный срок, чтобы можно было внутри него вычленить периоды с "характерным", "типичным" сбытом и вести расчеты именно на основе данных этого периода. На представленном графике таким периодом можно считать, например, период с мая по август, когда товар постоянно присутствовал на складе и продавался достаточно равномерно.

Вернемся к рассмотрению графиков. Представленная на графике 1 информация о сбыте по месяцам тоже весьма полезна и не хотелось бы от нее отказываться. Ведь, чтобы определить объем сбыта за какой-либо месяц по графику 2, необходимо из товарного запаса на первое число этого месяца вычесть остаток на последнее, что, согласитесь, неудобно. К тому же, так можно поступить лишь в том случае, если в течение месяца товар не закупался, и график наличия монотонно убывал.

Одним словом, напрашивается совмещение двух графиков. Но так как их оси Х имеют разные единицы измерения необходимо вместо столбчатой построить линейную серию, у которой координата Y всех точек за определенный месяц будет равна объему сбыта за этот месяц. То есть, получится что-то вроде верхней поверхности воображаемой гистограммы - см. рис.3 (синяя широкая линия).

Рис 3. Наличие и сбыт товара по дням + гистограмма сбыта по месяцам.

Рис 3. Наличие и сбыт товара по дням + гистограмма сбыта по месяцам.

Сравнение значений графиков наличия и месячного сбыта на текущую дату позволяет быстро оценить текущий товарный запас и потребность в заказе товара.

К графику фактического сбыта по месяцам можно добавить аналогичного типа график возможного сбыта, - который имел бы место при постоянном наличии товара. При этом нужно устранить влияние случайных, нехарактерных пиков сбыта, а также установить минимальный учитываемый уровень товарного запаса, чтобы вывести из рассмотрения дни, когда товар присутствовал в ничтожно малом количестве (на графике 3. - это период с 24.04 по 14.05). За минимально учитываемый уровень запаса обычно берется количество штук в коробке.

До сих пор речь шла об отдельном товаре, но известно, что на сбыт всякого товара влияет и наличие в ассортименте товаров-аналогов. Например, увеличение объема продаж какого-либо товара может быть вызвано временным отсутствием других однотипных товаров. График по отдельному товару этого не покажет.

Необходимо добавить серию наличия по товарной группе, в которую входит данный товар, - см. рис.4, зеленая серия. Чем ближе друг к другу серии наличия по товару и по группе, тем с меньшим доверием можно относится к росту продаж данного товара. По графику видно, что в июне указанные серии совпадают, то есть рассматриваемый товар был единственным, имевшимся в наличии, из своей товарной группы, чем, видимо, и объясняется рост его продаж в этом месяце.

Рис 4. Комплексная динамика товародвижения и цен.

Рис 4. Комплексная динамика товародвижения и цен.

Если добавить серию по групповому месячному сбыту (голубая), то по ней можно строить прогнозы (разумеется, с некоторым понижающим коэффициентом) о сбыте какого-либо товара из этой группы в том случае, если он окажется единственным имеющимся на складе. Воспользовавшись второй осью Y, можно добавить данные по еще одному фактору, влияющему на объем сбыта, - динамике изменения цены товара (черная серия).

График, как видите, стал весьма "насыщенным" и намного более информативным по сравнению с его начальным вариантом. По нему можно сделать еще немало полезных выводов и прогнозов о товарообороте, изложить которые не позволяет ограниченный объем статьи.

Изложенная методика анализа товародвижения реализована в виде программного модуля на базе процессора электронных таблиц MS EXCEL и зарекомендовала себя как эффективный и удобный аналитический инструмент, в том числе при формировании заказов.

На рисунке 5 изображен специальный интерфейс, позволяющий визуально установить период "характерного" сбыта (при помощи передвигаемого по графику маркера-прямоугольника) и задать все необходимые параметры для определения сбыта в день по этому периоду и для расчета заказа по полученному СД.

Рис. 5. Интерфейс для определения сбыта в день и расчета заказа по товару.

Рис. 5. Интерфейс для определения сбыта в день и расчета заказа по товару.

По рисунку видно, что для определения СД был взят период характерного сбыта с 06.04 по 07.07. Были заданы ограничения по максимально учитываемому дневному сбыту - 150 шт. в день, что позволило отсечь "нехарактерные всплески" 02.05 и 05.07, а также - по минимально учитываемому наличию товара, которое было взято равным количеству товара в коробке, что вывело из рассмотрения период с 14.04 по 25.05.

По кнопке "доп. сведения по расчету..." можно получить дополнительную информацию по расчету сбыта в день, рис.6:

Рис. 6. Дополнительные сведения по расчету сбыта в день.

Рис. 6. Дополнительные сведения по расчету сбыта в день.

Удобство использования данной методики в немалой степени определяется именно ее графическим инструментарием, поскольку известно, что зрительный аппарат человека устроен так, что он легче и быстрее воспринимает и анализирует именно графическую, а не табличную форму представления информации. Практика использования методики показала, что на ее основе можно эффективно и относительно быстро рассчитать заказ даже с достаточно большим количеством товарных наименований.